Définitions :
- Projet Jamboree : Lorsque nous écrivons Projet Jamboree, nous entendons l’ensemble du projet, à travers toutes les phases et activités préparatoires, y compris le Jamboree lui-même.
- Jamboree : dans ce document, Jamboree désigne uniquement le Jamboree Scout Mondial qui se tiendra en Corée du Sud du 1er au 12 août 2023.
- Contingent : C’est la délégation belge qui participe au projet. Le contingent est composé des jeunes, des animateur·rice·s, des IST et de l’équipe CMT.
- CMT : C’est la Contingent Management Team. C’est l’équipe belge qui coordonne l’organisation du projet du contingent belge (activités préparatoires, logistique, communication, …).
- Unit : Unit est le terme utilisé sur un Jamboree pour parler d’une troupe de 40 personnes. Les Units sont chacune composée de 4 patrouilles. Une patrouille est composée d’un·e animateur·rice et 9 jeunes.
- Jeune : Les jeunes sont membres de la Unit et âgés entre 14 et 18 ans au moment du Jamboree.
- Animateur·rice : Les animateur·rice·s sont aussi membres de la Unit, en animent les jeunes et les encadrent.
- IST : International Service Team. Ce sont des membres qui ont plus de 18 ans au moment du Jamboree qui aideront à l’organisation pratique du Jamboree tant en Belgique qu’en Corée du Sud.
- Membre : Quand on parle de membre, on parle de tou·te·s les membres du contingent (jeunes, animateur·rice·s, IST, CMT)
- Membre actif : membre en ordre d’affiliation dans son association et exerçant une fonction active.
1. Conditions de participation
La participation au Jamboree est ouverte à tou·te·s les membres affilié·e·s dans une fédération scoute ou guide belge (Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides ou Les Scouts et Guides Pluralistes).
Pour être inscrit·e en tant que jeune dans une unit, il faut, au moment de l’inscription :
- Être membre actif·ve dans l’une des fédérations suivantes : Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides de Belgique ou Scouts et Guides Pluralistes.
- Être né·e entre le 22/07/2005 et le 31/07/2009.
Le nombre de places pour les jeunes dépend du nombre d’animateur·rice·s inscrit·e·s. Il faut 1 animateur·rice pour 9 jeunes.
Lorsque tu t’inscris en tant qu’adulte, c’est la CMT qui détermine en fonction des critères ci-dessous si tu deviens animateur·rice ou IST. Tu peux déclarer ta préférence, mais la décision définitive appartient à l’équipe CMT. Au plus tard pendant le 1er weekend animateur·rice·s et IST, chaque adulte saura si elle·il devient animateur·rice ou IST et à quelle unit elle·il est assigné·e.
Pour être animateur·rice, il faut, au moment de l’inscription :
- Être membre actif·ve dans l’une des fédérations suivantes : Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides ou Scouts et Guides Pluralistes.
- Avoir plus de 21 ans au début du Jamboree ou pouvoir démontrer de l’expérience et des compétences jugées suffisantes par l’équipe CMT.
- Une formation ou une expérience d’animation des éclaireurs, guides aventures, guides horizons ou pionniers est un atout.
Le nombre de places en tant qu’animateur·rice dépend du nombre de jeunes inscrit·e·s. Il faut 1 animateur·rice pour 9 jeunes.
Pour intégrer l’Équipe Internationale de Service (IST), il faut, au moment de l’inscription :
- Être membre actif·ve dans l’une des fédérations suivantes : Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting,
Les Scouts, Les Guides ou Scouts et Guides Pluralistes. - Être né·e avant le 22/07/2005
Le nombre de places en tant qu’IST dépend du nombre de membres inscrit·e·s.
Chaque fédération se réserve le droit de refuser l’inscription de l’un·e de ses membres.
2. Engagement
En t’inscrivant au Jamboree, tu t’engages à participer au Jamboree ainsi qu’à l’ensemble des activités préparatoires (week-ends, précamp, …). En outre, en t’inscrivant en tant qu’animateur·rice ou IST, tu t’engages à participer activement à un groupe de travail durant toute la durée du projet.
3. Inscription
L’inscription est individuelle. Le Jamboree est un projet international où rencontrer et apprendre à connaître de nouvelles personnes est important. Afin de favoriser la rencontre et la cohésion de nos Units, les jeunes issus d’une même unité seront séparés dans la mesure du possible.
En t’inscrivant au Jamboree, tu choisis de prendre part à un camp international et inclusif où chacun·e a sa place sans distinction basée sur le milieu, l’origine, le handicap, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, les convictions religieuses ou philosophiques.
L’inscription se fait au moyen du formulaire d’inscription officiel via le site http://www.jamboree2023.be/.
Les inscriptions sont ouvertes du 1er septembre 2021 jusqu’au 1er décembre 2021. Les inscriptions seront enregistrées chronologiquement. Si le nombre maximal de membre est atteint, une liste d’attente sera établie. Toutes les personnes inscrites sur cette liste d’attente qui n’auraient pas de place et qui auraient déjà payé un acompte seront automatiquement remboursées.
L’inscription n’est confirmée qu’après réception :
- du formulaire d’inscription dûment complété
- du formulaire d’engagement dûment complété (par la·e participant·e elle·lui-même, et non par les parents)
- de l’acompte de € 700
- de la déclaration d’accord (conditions générales, règles de vie)
- de la confirmation d’affiliation valide à l’une des associations suivantes : Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides de Belgique ou Scouts et Guides Pluralistes. La vérification sera faite par l’équipe d’organisation.
4. Participation financière
La participation financière s’élève à € 3500 par personne.
- Une première tranche de paiement de 700€ doit être payé avant le 1er décembre 2021 sur le numéro de compte BE44 3631 2790 4745 de GSB avec comme communication : 2 premières lettres prénom + 2 premières lettres nom + date de naissance (aaaa/mm/jj).
- Une deuxième tranche de 700€ doit être payée pour 1er mars 2022.
- Une troisième tranche de 700€ doit être payée pour le 1er juillet 2022.
- Une quatrième tranche de 700€ doit être payée pour le 1er octobre 2022.
- Une cinquième tranche de 700€ doit être payée pour le 1er janvier 2023.
Tous les frais bancaires éventuels sont à charge des membres. En cas de non-respect du plan d’étalement de paiement, un rappel sera envoyé. Si après ce rappel, le montant dû n’est toujours pas payé, la·e membre sera exclu·e du projet du Jamboree. Les acomptes payés seront remboursés suivant les conditions d’annulation du chapitre 5.
5. Conditions d’annulation
5.1. Annulation de votre participation
Toute annulation doit être notifiée par écrit à l’adresse électronique : info@jamboree2023.be.
En cas d’annulation avant le 1er décembre 2021, l’entièrté de l’acompte sera remboursé. Après cette date, le contingent aura déjà engagé diverses dépenses (participation au Jamboree, location de logements pour les week-ends, etc.) Nous ne serons pas en mesure de rembourser entièrement les personnes qui annulent.
Les règles suivantes s’appliquent donc :
- en cas d’annulation avant le 1er mars 2022, seuls 75% des 700 € seront remboursés, soit 525 €.
- si tu annules avant le 1er juillet 2022, seuls 50% des 1400 € seront remboursés, soit 700 €.
- si tu annules avant le 1er octobre 2022, seuls 25 % des 2 100 € seront remboursés, soit 525 €.
- si tu annules avant le 1er janvier 2023, seuls 10% des 2 800 € seront remboursés, soit 280 €.
- en cas d’annulation après le 1er janvier 2023, il n’y aura pas de remboursement.
Les conditions d’annulation ci-dessus peuvent être différentes si tu trouves un·e autre candidat·e pour te remplacer à participer au projet. Ceci sera vérifié spécifiquement avec l’organisation du Jamboree. Les éventuels remboursements supplémentaires ne seront effectués qu’après la clôture financière du projet Jamboree.
5.2. Annulation du projet
L’équipe CMT ne peut être tenue responsable des situations de force majeure qui impliqueraient l’interruption ou l’annulation du camp (interdiction de voyage par le Ministère des Affaires étrangères, annulation du Jamboree par l’organisation coréenne…). Dans ce cas, aucun remboursement des frais d’inscription ne peut être demandé. Les activités ou les week-ends manqués ne seront pas remboursés. L’organisation du Jamboree fera une proposition d’assurance annulation facultative.
6. Assurance
En tant que membre Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides ou Scouts et Guides Pluralistes, tu es automatiquement assuré·e en responsabilité civile et accidents corporels. Cette assurance est valable pendant la toute durée du projet Jamboree.
La·e membre est personnellement responsable du matériel personnel emporté. L’équipe CMT ne peut être tenue responsable des accidents personnels qui surviendraient pendant le camp.
7. Droit à l’image
Les images prises tout au long du projet Jamboree seront éventuellement utilisées à titre informatif pour en illustrer les activités et pour la promotion de futurs événements scouts. Toute ressemblance entre les personnes qui s’y trouvent et les situations décrites serait purement fortuite et involontaire. En acceptant les conditions générales, la·e membre donne l’autorisation au contingent d’utiliser ces images. Si elle·il le souhaite, elle·il peut demander l’arrêt de l’utilisation d’une photo la·e représentant. La demande doit se faire à l’équipe communication, via l’adresse e-mail suivante : info@jamboree2023.be
8. Règles de vie
Par leur inscription, les participant·e·s s’engagent à respecter les règles de vie du projet du Jamboree disponibles sur http://www.jamboree2023.be/. En cas de non-respect des règles de vie, l’équipe CMT se réserve le droit d’exclure un·e membre du projet Jamboree. Les conditions d’annulation reprises au chapitre 5 sont d’application. En cas d’exclusion durant le Jamboree, les frais complémentaires engendrés par le rapatriement seront à charge de la·du membre ou de sa·son représentant·e légal·e.
9. Communication
La communication officielle de l’équipe CMT vers les membres ou leur(s) représentant·e(·s) légaux·ales se fera par e-mail ou via le site http://www.jamboree2023.be/ . Chaque membre ou représentant·e légal·e est responsable de l’enregistrement de son adresse e-mail via le formulaire d’inscription.
10. Modification des conditions générales
L’équipe CMT se réserve le droit de modifier le contenu des conditions générales. Les modifications sont d’application dès qu’elles sont publiées sur le site http://www.jamboree2023.be/.